Como você pode otimizar o fluxo de trabalho com uma ferramenta de gestão de projetos?

Como você pode otimizar o fluxo de trabalho com uma ferramenta de gestão de projetos?

Tempo de leitura: 3 minutos

Na semana passada, publicamos a seguinte citação em nossas redes sociais:

“Entenda o fluxo e o processo de seus projetos para evitar que eles saiam do controle.”

A interação foi positiva, com muitos acenos de concordância. Claramente, isso é algo que boa parte dos nossos seguidores estão familiarizados.

Então, como o fluxo de trabalho se relaciona com a gestão de projetos? E como uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar a otimizar todo o processo?

 

Qual a diferença entre fluxo de trabalho e gestão de projetos?

Vamos esclarecer essa questão primeiro.

O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) define um projeto como “um esforço temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único”.

O fluxo de trabalho, por outro lado, são todas as etapas que precisam ser seguidas para finalizar uma tarefa de forma bem-sucedida.

O que um projeto e um fluxo de trabalho têm em comum, é que ambos estão focados em trazer resultados específicos. Projetos dependem de um bom fluxo de trabalho.

Os projetos são únicos, mas os fluxos de trabalho, por outro lado, podem ser bastante repetitivos. Do início de um projeto até a aprovação final do cliente, muitos procedimentos serão padrões na empresa. No entanto, vale lembrar também que o fluxo de trabalho é tratado de forma diferente de empresa para empresa.

 

Software, fluxo de trabalho e gestão de projetos

Como Gerente de Projetos, você estará lidando com projetos e fluxos de trabalho. Às vezes, pode ser difícil diferenciar um do outro, mas ao fazer uma análise a partir de um software de gestão de projetos e seus recursos disponíveis, fica mais fácil entender as diferenças.

A verdadeira questão é:

Como os softwares de gerenciamento de projetos ajudam?

Boas ferramentas de gestão de projetos não só automatizam o fluxo de trabalho, como também melhoram a produtividade, reduzem erros e estresse, e garantem consistência.

 

“Adaptável” é a palavra mágica

Você se lembra de todas as vezes que salientamos que empresas geralmente têm procedimentos únicos e específicos para lidar com o fluxo de trabalho?

A partir disso, consequentemente, o seu software de gestão de projetos deve ser adaptável para atender essa singularidade. Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos oferece configurações flexíveis de acordo com o seu fluxo de trabalho.

Se a ferramenta não se alinha aos estágios reais do seu fluxo de trabalho, isso pode causar muita confusão e gerar erros. Em outras palavras, é importante que o sistema de gestão de projetos consiga atender às principais necessidades da empresa, pois seus procedimentos e seus passos precisam estar nele.

 

Proj4me é a solução!

Um dos motivos pelos quais nossos clientes realmente apreciam o Proj4me é porque o software permite o nível de personalização que sua empresa precisa.

Você projeta os diferentes estágios de um projeto em um modelo (você pode criar quantos quiser) e, como um quebra-cabeça, monta seu projeto com os modelos necessários. Tudo alinhado com o fluxo de trabalho da sua empresa.

Delegue tarefas para quantos usuários você quiser. Adicione-os ou remova-os conforme o projeto passa pelo fluxo de trabalho. Desta forma, assim que um dos membros da equipe terminar a sua parte na tarefa, você marca a próxima pessoa que precisa trabalhar nela.

O resultado é um fluxo de trabalho eficiente e flexível que tira o melhor proveito da sua equipe. Com o Proj4me, o projeto tem ótimo desempenho e seus clientes ficam satisfeitos!

Quer testar o nosso software? Se inscreva e avalie gratuitamente aqui!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

1 × um =